Naudingi patarimai

Kaip parašyti efektyvų komercinį e. laišką?

Kaip rašyti dalykinius laiškus nepilstant iš tuščio į kiaurą, iškart pradedant nuo reikalo esmės: kolegoms, klientams, partneriams ir kam tik norite. Susirašinėjimas nuotoliniu būdu tapo ypatinga super galia. Kuo aiškiau formuluojate mintį, tuo greičiau gausite atsakymą ir išspręsite užduotį.

Su laiškais reikia elgtis atsargiai, kad neapkrauti pašnekovo perteklinėmis detalėmis ar per daug protingu paaiškinimu. Be to, adresatas laiške mato ne tai, ką jūs parašėte, o tai, kaip jis tai perskaitė. Jūs nežinote, kokia buvo jo reakcija į jūsų žodžius ir negalite jos įtakoti taip, kaip tai padarytumėte gyvo pokalbio metu.

Kad išvengti nesusipratimo, mes surinkome patarimus, kaip struktūruoti e. laišką.

Daugumą svarbių sprendimų žmonės priima gyvuose, akistatos susirinkimuose ar susiskambinus, kai yra galimybė aptarti situaciją balsu.
Kaip suprasti, kad būtų geriau paskambinti, o ne rašyti:

• kai atsakymo reikia skubiai;
• kai yra konfliktinė situacija — jūs jaučiate stiprias emocijas, arba yra tikimybė, kad jūsų žodžiai bus interpretuoti neteisingai;
• susikaupė ištisas sąrašas klausimų arba reikia į aptarimą įtraukti keletą žmonių;
  kai užduotis yra ne standartinė, reikalaujanti įsigilinimo į kontekstą, detalaus apibūdinimo ir susitarimų.

Laiškas — atviras instrumentas, skirtas įtvirtinti susitarimus, paskirti susitikimą ar išsiųsti medžiagą. Pavyzdžiui, jūs susiskambinote su klientu tam, kad aptartumėte užduoties suvokimą pagal projektą. Parašyti laišką sekant karštais susiskambinimo pėdsakais su pagrindinėmis mintimis ir tolimesniais žingsniais – puiki mintis. Tokiu būdu abi pusės įsitikins, kad teisingai suprato viena kitą, o susitarimai nepasimes. Bet kurioje ginčytinoje situacijoje galėsite sugrįžti prie teksto.

Gero laiško paslaptis — tiksli struktūra ir paprasta stilius

Laiškas turi būti lakoniškas ir perduoti konkrečią mintį ar prašymą. Neliekite ant pašnekovo chaotiško informacijos srauto. Geriausiu atveju jam teks perskaityti pranešimą keliskart, kad pagautų jo esmę. Blogiausiu atveju jis atidės laišką į šalį ir daugiau prie jo negrįš. Struktūruoti turinį padeda Minto piramidė – universalus metodas, apdedantis perduoti pagrindinę mintį prezentacijose ir dalykinio susirašinėjimo metu. Štai, kaip reikia statyti laišką laikantis piramidės principo.

Mindo piramidė padeda sustiprinti komunikaciją

• Įvadas. Panardinkite pašnekovą į kontekstą: apibūdinkite problemą ar užduotį, kuriai yra paskirtas jūsų laiškas.
• Pagrindinė mintis. Įgarsinkite užklausą. Pageidautina tai padaryti laiško pradžioje, o ne kurti intrigą. Suformuluokite prašymą atskiroje pastraipoje, kad žmogui būtų paprasta ją surasti tekste. Maksimaliai konkretizuokite, kad kitai pusei netektų uždavinėti tuzino tikslinančių klausimų.
• Argumentai. Esant būtinybei, pateikite priežastis, kurios yra svarbios pašnekovui, kodėl yra svarbu išpildyti jūsų prašymą ir kokios bus pasekmės jei to nebus padaryta.
• Užbaigimas. Reziumuokite, pasiūlykite konkrečius žingsnius ir nustatykite tikslius terminus.

Kad laiške būtų paprasta orientuotis, susmulkinkite jį į pastraipas pagal principą „viena pastraipa – viena mintis“. Jeigu laiškas yra ilgas, išskirkite antraštes – jos sukuria vizualinį tvarkos pojūtį ir padeda sugrįžti prie reikiamos informacijos perskaičius laišką. Nusikratykite kanceliarinio žargono ir sunkiai suprantamų žodžių. Rašykite paprastais, trumpais sakiniais be vingiuotų sintaksinių konstrukcijų ir frazių, tokių kaip „gerbiami kolegos, pranešu jūsų žiniai“. Visada yra maloniau skaityti gyvą tekstą, kuriame prasmė glūdi paviršiuje.