Naudingi patarimai

Kaip sukurti gerą prezentaciją? Arba kodėl žmonės kuria neefektyvias prezentacijas?

Paprastas atsakymas 80% slypi tame, kokį prezentacijos sudarymo algoritmą naudojame. Kaip tai įprastai vyksta: įjungiame kompiuterį, atsidarome „PowerPoint“ programą, spaudžiame „pridėti skaidrę“ ir sprendžiame uždavinį kaip užpildyti tą baltą tuščios skaidrės stačiakampį.

Tiesioginės pasekmės – gauname perkrautas tekstines skaidres, kadangi „PowerPoint“ programa nuolatos prašo pridėti tekstą. Ne mažiau sėkmingai galima naudotis ir „Microsoft Word“ programa.
Ką gi tuomet daryti? Kaip sukurti įsimintiną prezentaciją? Pirmiausiai reiktų išjungti „PowerPoint“ programą ir apsiginkluoti rašikliu bei popieriaus lapu.

Pirmas žingsnis – scenarijus. Kas jį sudaro?
Užduotis — apmąstyti prezentacijos struktūrą ir turinį. Scenarijaus etape nustatome, ką norime pasakyti, kam pasakyti ir kokiu tikslu.
Išjunkite mąstymą skaidrėmis. Paimkite užrašų knygelę ar bloknotą ir atlikite smegenų šturmą: surašykite visas savo idėjas „prasminių antraščių“ pavidalu.

Prezentacijoje turite 10 dalių – užrašykite 10 sakinių, kuriuos perskaičiusi publika supras jūsų prezentacijos esmę.
Svarbiausia, kad pabaigoje išeitų teiginiais paremtas prezentacijos planas.

Idėja 1, idėja 2, idėja 3 ir taip toliau. Jeigu tai yra paslaugų pristatymas klientams, tai tos idėjos bus ne „apie įmonę“, „pasiekimus“, „pranašumus“, „darbo schemą“. Tai bus prasminiai blokai, be konkretumo. Kiekvienam blokui suformuluokite po esminę idėją/idėjas.
Ką iš tiesų norite, kad publika įsidėmėtų apie jūsų įmonę, pasiekimus?
Štai, pavyzdžiui, esminė idėja apie darbo schemą kuriant prezentacijas „Visual Talk Academy“: „Požiūris į darbą yra kompleksiškas: ieškome idėjos, struktūruojame prezentaciją, rašome tekstą ir vizualizuojame duomenis“.


Svarbiausia, kad įdėtų pastangų rezultatas būtų teiginiais paremtas prezentacijos planas.
Jei dirbame komandoje, arba jeigu negalime apsieiti be kompiuterio, naudojame teksto redagavimo programas („Word“, „Pages“), programas pastabų užrašymui („Notes“, „Evernote“), arba minčių žemėlapių programinę įrangą („XMind“, „MindMeister“). Bent pusvalandžiui pamirškite „Power Point“.

Antras žingsnis — kadruotės. Ką darome?
Uždavinys – sugalvoti vizualizaciją tų idėjų, kurias jūs suformulavote scenarijaus etape. Imame tą patį popierių ir pradedame piešti būsimų skaidrių eskizus. Tiesiog eskizuokite ranka. Ne, dailininko talentas nėra privalomas ir tai neužims daug laiko.

Kadruotės apsaugos nuo dviejų dalykų:

1. Teksto skaidrėje gausos.
2. „PowerPoint“ formos diktato jūsų idėjų vizualizavimui. Jums niekad galvon nešaus mintis apie tą siaubą, kurį gali sukurti „Power Point“. Ant popieriaus visada paprasčiau sugalvoti, kaip vizualiai atvaizduoti jūsų idėją. Praktikuodamiesi palaipsniui prie to priprasite.

Štai ir turime rezultatą – prezentacijos istoriją, išdėstytą kadruotėje. Viena idėja – viena skaidrė su vizualizacija nuotraukos, diagramos, schemos ar trijų piktogramų su tekstiniais užrašais pavidalu. Skirkite scenarijui ir kadruotėms ne mažiau nei 60% laiko. Pagrindinis uždavinys – suformuluoti idėjas ir sugalvoti vizualizaciją.

Trečias žingsnis – stilius.
Užduotis – nustatyti firminius stiliaus elementus (spalvas, šriftus, foną) ir sukurpti 3-5 tipines skaidres. Pagaliau prireiks „Power Point“ programos!
Iš kadruotės išsirenkame skaidres: su diagrama, su nuotrauka, su piktogramomis. Svarbu pasirinkti skirtingas skaidres, kad aprobuoti sugalvotą stilistiką ir ištestuoti kiekvieną vizualizacijos tipą. Gautas rezultatas – firminis stilius ir keletas tipinių skaidrių, kurie sudarys būsimos prezentacijos apipavidalinimo šabloną. Jeigu jau turite korporacinį šabloną, tada neišradinėkite dviračio iš naujo.
„Laifhakas“*: įmonės viduje sukaupkite „skaidrių banką“ iš darbuotojų prezentacijų, iš kurių prireikus būtų galima greitai išsitraukti reikalingus grafikos elementus (piktogramas, paveikslėlius ir pan.), gatavas skaidres ar nusikopijuoti jų kompoziciją.

Ketvirtas žingsnis
Užduotis – sukurti kompoziciją skaidrėse. Galima stumdyti piktogramas ir lygiuoti paveikslėlius be galo ilgai. Tačiau, jei šį įgūdį treniruoti, tada darbas šiame etape taps automatiškas. Tam, kad sukurti geras skaidres, nepamirškite vizualinės hierarchijos, dėmesio centro ir paprastumo.

Vizualinė hierarchija: išskirkite skaidrėje keletą idėjų lygmenų. Pagrindinė idėja randasi didelėje antraštėje skaidrės viršuje. Yra keletas papildančių teiginių: išdėstykite juos kaip paantraštes, bet padarykite jas kiek mažesnio dydžio nei antraštė. Yra dar ir kiekvienam teiginiui skirtas paaiškinamasis tekstas, užrašykite jį dar smulkesniu šriftu. Taip skaidrėje susidarys trys idėjų lygmenys, išdėstyti pagal svarbą.

Dėmesio centras: skaidrėje išskirkite objektą (pavyzdžiui, diagramos stulpelį), į kurį pirmiausia norite atkreipti publikos dėmesį. Pardavimai krito 2009 metais? Išskirkite stulpelį su tais metais.

Paprastumas – teksto ir vaizdinio triukšmo sumažinimas skaidrėje. Kuo mažiau, tuo geriau. Deja, įprastai mes esame linkę galvoti priešingai: kaip padaryti skaidrę sudėtingesne, kad ji neatrodytų tokia paprasta. Nebijokite lengvumo ir „oro“ skaidrėje. Sugalvokite kaip sumažinti teksto kiekį. Pašalinkite perteklinius vizualinius elementus, kurie nedaro idėjos aiškesne ir labiau matoma.

Keturi žingsniai – turbūt tai ilgai trunka...
Тaip tik atrodo. Tai yra kur kas greičiau negu spoksoti į „Power Point“ langą ir delsti imtis veiksmų. Taip gali pralėkti valandos ir dienos. Scenarijus ir kadruotės akimirksniu išjudins jūsų prezentaciją iš mirties taško ir pavers procesą įdomesniu ir prasmingesniu.

Ir dar: kuo svarbesnė prezentacija, tuo daugiau laiko investuokite į pirmus du etapus. Patys pamatysite, kaip atsipirks įdėtos pastangos.